La Gestión Documental consiste en el adecuado tratamiento de la información para optimizar su aprovechamiento, lo cual se obtiene mediante la aplicación de la tecnología y procedimientos oportunos en cada caso. La Gestión de la Documentación permite a las organizaciones disponer de toda la información existente en la misma, de forma sencilla, y recuperarla de forma precisa e inmediata.

Es por tanto la organización de los archivos físicos y electrónicos de la entidad, y su posterior referenciación y/o almacenamiento en un Sistema Electrónico de Gestión Documental, que puede ser diseñado especialmente según las necesidades propias de la entidad.

El Sistema Electrónico de Gestión Documental permitiría combinar las imágenes textuales de los documentos con la información asociada a ellos, y su posterior almacenamiento, recuperación, reproducción y distribución automática.